インタビュー

管理部門ってどんなことをしているの?~購買部、システム運用部、データ入力部、システム企画部編~

編集部メモ

ユーキャンを支える管理部門から、今回は4つの部署を紹介します。通販商品や教育講座、出版物が届くまでには、企画や営業以外にも欠かせない業務があることを、ぜひ知ってください。

部署①購買部は頼りになる社内のネゴシエーター

プロフィール

関口(Sekiguchi)

2012年入社。購買部主任。誰かの人生を良い方向に変える手伝いがしたいと思い、ユーキャンに入社。仕事を通じて調整力・交渉力を磨いて、社内外から頼られる存在になることを目標にしている。

―お仕事内容を教えてください。

関口: 外部の音楽会社、用紙会社、印刷会社とやり取りして、商品やDMなどを発注し、納品まで行います。取引会社と調整を行い、適正な価格、品質で各種マテリアルを購入することで商品やDMなどのモノづくりのサポートに携わっていく仕事です。他にも、現在、購買部で扱っている購買システムの改修作業なども行っています。

―部署のミッションを教えてください。

関口:特に最近ではテレワーク推進に伴い、デジタル化に力を入れています。できる限り紙を出力せずに業務を行えるよう、FAXは原則禁止し、紙でのやりとりは極力削減しました。必要書類をPDFに変換して保存、メール送信するルールに変更。紙使用の大幅削減を達成できました。

―お仕事のやりがいを教えてください。

関口:購買部の仕事はものづくりの成果に関わるため、クリエイティブな面もある仕事です。例えば、書籍を出版する場合、予算がいくらで、どんな紙にどんな加工をして、いつまでに何部印刷するのかなど、状況応じて外部との様々な調整作業が必要になります。そこで、購買部がユーキャンの担当部署と取引会社の間に入って調整をするわけです。調整のなかでも大きな比重を占めているのが、製造単価の交渉です。値下げ交渉を行うだけでなく、場合によっては取引会社間の競争見積もりを行い最適な単価を決定します。このような交渉を経て、製造された出版物が書店に並ぶ。そして、お客様がその本を購入されるのを見たときは何ものにも代えられない喜びを感じることができます。

 

部署②安全運用を目指すからこそ、システム運用部には工夫と挑戦が欠かせない。

プロフィール

鈴木(Suzuki)

1995年入社。書道関連書籍の開発や営業を経て、システム本部システム運用部課長。システム運用部が社内各署の方々に寄添うことで、よりいっそう円滑に仕事が進むようになることを目指している。

―お仕事内容を教えてください。

鈴木:コンピュータシステムの運用に必要な様々な仕組みや機器のメンテナンスを定常的に行うだけでなく、問い合わせやトラブルなどイレギュラー発生時の対応まで行います。さらに、マーケティングに欠かせない各種データの出力・集計・活用方法の開発まで、コンピュータシステムまわりのあらゆる業務が私たちの仕事です。

―部署のミッションを教えてください。

鈴木:より親切、正確、迅速なシステム運用部であること。社内各署の人がコンピュータシステムを快適かつ安定的に利用できるようにすること。いわば、当たり前を当たり前にすることですね。でも、なかなか簡単じゃないんですよ、これが(笑)

—お仕事のやりがいを教えてください。

鈴木:例えば、営業部門の方が新たなチャレンジをする時には、どうしてもシステム的なイレギュラーの発生がつきものです。既定の仕組みの枠内で常に変化する要望に応えながらトラブルも未然に防ぐには、創意工夫が不可欠。地味にルーティンをくり返していると思われがちな部署ですが、案外クリエイティブな毎日を過ごしています。やったことがない方法や使ったことがない仕組みを活用してうまくいったときは、やっぱり快感ですね。とはいえ、ユーキャン全体の特徴だと思いますが、私たちも日々、地道な努力を続けています。

 

部署③正確に迅速に受付、入力するデータ入力部

プロフィール

渡邉(Watanabe)

1993年入社。データ入力部次長。全国各地の人々の喜びや幸せに携われることに仕事の魅力を感じる。

—お仕事内容を教えてください。

渡邉:毎日、全国のお客様から郵便で届く『商品・講座の申込みハガキ(オーダーカード)』や『案内資料請求ハガキ』の受付、データ入力業務を行なっています。また、ユーキャンのホームページでお客様が講座の申込みをされて、住所や申込み内容に不備があり受付されなかった場合、その入力データを確認し、正しく受付されるよう対応しています。他にも、外部ホームページから申込みされたお客様のオーダーデータの入力処理、修正作業も行っています。

―部署のミッションを教えてください。

渡邉:お客様からいただいた情報を、ユーキャンの受注システムに正確・迅速に入力し、一日も早く商品や教材をお客様のお手元にお届けできるようにすることです。より正確に、より早く入力できるシステムの構築を目指しています。

―お仕事のやりがいを教えてください。

渡邉:スマホやネットからの受注が増えていますが、それでもハガキや封書でお申込みをされる方は少なくありません。ユーキャンの営業形態には、新聞やチラシで全国展開されるものも多く、そこから発生する申込みハガキはとてつもない枚数です。でも、「スマホからの申込みはちょっと苦手」、「申込みは手書きの方が安心」というお客様ニーズに応える。デジタル化を強要せず、お客様に合わせて寄り添うことができる。そこに仕事のやりがいを感じています。

 

購部署④システム企画部の使命は、トレンドをとらえシステムを最適化すること。

プロフィール

岡崎(Okazaki)

2014年度入社。システム本部システム企画部所属。前職でシステムの構築・導入をしていた経験を活かしながら、ユーキャンではシステムの運用まで担当。構築から運用まで網羅することで、自身のさらなるキャリアアップを目指している。

―お仕事内容を教えてください。

岡崎:システムに関わる様々なパートナー企業の専門家とともに、社内向け・お客様向けシステムの最適化に向けた計画を立て、実装まで行います。IT技術のトレンドは日々進化していますので、適切なタイミングで各種システムの最適化が必要になる。だからこそ、常に最新のトレンドを把握しておくことも、私たちの仕事なんです。

―部署のミッションを教えてください。

岡崎:ユーキャンの様々なシステムの構築と安定稼働です。システムを新たに構築することもあれば、システムがいつでも当たり前に動いている状態にする、いわば黒子的な役割を担うこともあります。ここ2、3年でユーキャンのシステム環境は大きく変わりつつあると感じています。変化の中で自身のスキルを磨いて、今後のユーキャンのために役立てる。それが、システム企画部の中での私のミッションだと考えています。

―お仕事のやりがいを教えてください。

岡崎:インターネットを通じたサービス提供が当たり前の今、システムを安定稼働させ続けるこの仕事の重要性は高まり続けています。そこに仕事の社会的意義と大きなやりがいを感じています。また、システムという観点から、一般社員ながらも会社の経営戦略や事業戦略にダイレクトに触れることができるのも魅力ですね。

 

以上、今回は管理部門の数ある部署の中から代表して4部署に登場いただきました。仕事内容の差こそあれ、仕事を真面目に楽しむ姿勢は全員に共通していること、ちょっとでも伝わったら嬉しいです。

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